در حال حاضر برای درخواست کالا می بایست مدت زمان زیادی را منتظر بود و تا دریافت کالا از انبار افراد زیادی درگیر فرآیند آن شوند.

در سیستم طراحی شده مراحل کار از شروع درخواست تا دریافت کالا از انبار بصورت الکترونیکی صورت می پذیرد.

در ضمن در این سیستم امکان برقراری ارتباط با سیستم های انبار نیز وجود دارد.

راه حل رفع تمامی این درگیری ها و اتلاف زمان ها استفاده از این نرم افزار است.

چرا باید مجموعـه هـا به مدیـریت درخواست مجهز شوند؟

در اکثر سازمان هایی که فعالیت های مربوط به درخواست های اقلام و کالا بصـورت غیـر مکانـیـزه و دستـی انجـام می دهنـد، مشـکلات زیـر به وفـور مشـاهده وتکرار می گردند :

• فرآیند تحویل یا خرید کالا در مجموعه طولانی تر به نتیجه می رسد.

• عملکرد افراد و واحد ها قابل اندازه گیری نیستند.

• راندمان کاری پرسنل بشدت کاهش می یابد.

• در برخی از مجموعه ها باعث نارضایتی ارباب رجوع می شود.

• در برخی از مجموعه ها ممکن است باعث بروز حوادثی شود.

• هزینه ها و زمان خرید اقلام در مجموعه بالا می رود.

• مصرف منابع طبیعی و همچنین هزینه دفع آنها باعث آسیب به محیط زیست می شود.

و ….

با این نرم افزار با صرف کمترین زمان و هزینه قادر به مکانیزه نمودن فرآیندهای درخواست کالا خواهید بود.

مزیت های نرم افزار مدیریت درخواست سهند چیست؟

 برقراری ارتباط راحتر و سریعتر با مدیران میانی و ریاست. برقراری ارتباط راحتر و سریعتر با مدیران میانی و ریاست.
• امکان دنبال کردن پاسخ درخواست به صورت کارتابل الکترونیکی و عدم نیاز به پیگیری حضوری.
• افزایش بهره‌وری بوسیله یکپارچه سازی موجودی با انبار:
(جلوگیری از ایجاد جزیره ای شدن نرم افزارها)    سیستم مدیریت درخواست بصورتی طراحی و پیاده سازی شده است که اطلاعات مشترک خود(شامل لیست کالاهـا، موجودی و …) را بدون انجام کار دستی توسط اپراتور با نرم افزار انبارداری مجموعه یکپارچه ویکسان می کند.
• کمک به مدیریت متمرکز و موثر فرآیند خرید
نرم افزار مدیریت درخواست کالا با بهره گیری از بانک اطلاعات قدرتمند و پویا اقدام به نگهداری از تمام جزئیات فرآیندها می کند که در نتیجه باعث دسترسی به گزارشات مدیریتی و بهبود مدیریت متمرکز مجموعه خواهد شد.
• مدیریت هزینه‌ها و صرفه جویی در منابع.
نرم افزار مدیریت درخواست با ایجاد نظم و افزایش سرعت فرآیندهای تحویلا و خرید کالا باعث کاهش هزینه ها و صرفه جویی در منابع مجموعه می گردد.
• دارای نرم افزار مجزا جهت استفاده در تبلت ، موبایل.
• پیاده سازی شده بصورت تحت وب و بدون نیاز به نصب روی سیستم کاربر و یا امکانات خاص جهت اجرای نرم افزار.

آیا مایل هستید معیارهای انتخاب یک نرم افزار مناسب را با هم بررسی کنیم؟

استقرار

فرآیند پیاده سازی و استقرار یکی از اصلی ترین بخش ها در چرخه اجرای نرم افزار هست و تلاش برای پیاده سازی هرچه دقیق تر و سریعتر نرم افزار می تواند از هزینه های شما کاسته و باعث چابکتر شدن مجموعه شود.

خدمات اصلی که در این حوزه توسط شرکت سهند ارائه می شود :

• بررسی های اولیه و امکان سنجی استقرار نرم افزار

• ارائه برنامه زمان بندی برای عملیات راه اندازی نرم افزار

• ارسال پیشنهاد سرور مناسب و فهرست تجهیزات مورد نیاز

• نصب و راه اندازی نرم افزار

• کمک به گردآوری و ورود اطلاعات پایه در نرم افزار

آموزش

گام نخست در بهره برداری موثر از نرم افزارها، آموزش منظم کاربران می باشد . شرکت سهند با برخورداری از تجارب پیشین خود در زمینه آموزش، برنامه یکپارچه ای را بصورت اختصاصی و یا گروهی ارائه خواهد داد .

ابزارها و روش های کمک آموزشی

• راهنمای خود آموز
• راهنمای آنلاین
• برگزاری کلاس های گروهی

پشتیبانی

پشتیبانی پل ارتباطی شما با شرکت سهند، واحد پشتیبانی می باشد. ما در تلاشیم تا با تجربه طولانی و موفقی که از انواع کسب و کار در اختیار داریم شما را در پیشبرد فرآیندهای مجموعه تان یاری نماییم.پس از پیاده سازی، استقرار و آموزش نرم افزار  به منظور بروزرسانی عملیات پشتیبانی از نرم افزارها به اشکال زیر در دستور کار شرکت سهند قرار می گیرد :

رفع ابهام کاربران به روش های :

•  اعزام کارشناس در محل

•  مرکز تماس (Call Center)

•  گفتگوی آنلاین (Chat)

•  ارتباط از راه دور (Remote Desktop)

دسترسی به پورتال مشتریان در راستای استفاده از :

• سامانه رسیدگی به درخواست ها (e-Ticket)

• پایگاه دانش

• اخبار مرتبط با نرم افزار

• ارائه خدمات بازآموزی کاربران

• ارائه بازدید های دوره ای

• ارائه نسخه های بروز شده نرم افزار به همراه اطلاع رسانی تاریخچه تغییرات

• دریافت نقطه نظرات کاربران و بکارگیری آن در جهت بهبود عملکرد محصول

• ارائه خدمات مشاوره ای متناسب با نوع کسب و کار

امکانات نرم افزار

• امکان انتخاب هرگونه کالای موجود در انبار
• امکان برقراری ارتباط با نرم افزار انبارداری مجموعه
• امکان دریافت تاییدیه مدیر بصورت الکترونیکی
• امکان پیگیری درخواست کالای صادر شده در هر زمان
• امکان تبدیل درخواست کالا به درخواست خرید کالا
• پیاده سازی شده بصورت تحت وب و بدون نیاز به نصب روی سیستم کاربر و یا امکانات خاص جهت اجرای نرم افزار
• امکان تعریف پروفایل درخواست های مصرفی، اموالی ، خرید و… جهت ایجاد فرآیند تأیید و ایجاد محدودیت
• رویدادنگاری از تمام رخدادها در نرم افزار
• امکان تعیین وضعیت درخواست به هنگام مرخصی تأیید کننده (تایید خودکار – ارجاع به جانشین – نگهداری در کارتابل)
• امکان تعریف چارت های سازمانی مختلف
• امکان تعیین تایید کننده نهایی روند تأیید درخواست ها
• امکان مشاهده گرافیکی روند درخواست
• امکان ایجاد درخواست های آماده جهت تسریع در ثبت و ارسال درخواست
• امکان تعیین کنترل دسترسی کاربران جهت مشاهده یا عدم مشاهده بخش های مختلف نرم افزار
• امکان تعیین تصویر امضا برای هر کاربر
• قابلیت ایجاد گزارش های پویا و تهیه داشبورد اختصاصی به ازای هر کاربر

کارتابل درخواست های دریافتی

محیط کاربری

کاربـران در محیطی زیبـا و بسیـار حرفـه ای در بستـر کارتـابـل، امکان مشـاهده و ویـرایـش درخواست هایی دریافتی را خواهند داشت.
کارتابل کاربر بصورت خودکار براساس درخواست های ارسالی یا دریافتی تفکیک شده است و کاربر فقط با یک کلیک بر روی درخواست مورد نظر می تواند آن را ویرایش،تأیید یا رد کند.
دیگر کاربران و همکاران در مجموعه نیز از طریق همین نرم افزار در مکان خود، قابلیت ایجاد و رهگیری درخواست های خود را دارند.

مزایای کارتابل کاربران

• دارای واسط کاربری تحت وب و موبایل بصورت حرفه ای.
• مشاهده گردشکار روند تأیید درخواست ها.
• امکان پیگیری و مشاهده وضعیت درخواست.
• مشاهده هشدار در هنگام دریافت درخواست های ارسالی و درخواست های تایید شده.
• امکان مشاهده لیست کالاهای هر درخواست.
• مشاهده کلیه سوابق و تغییرات انجام شده بر روی یک درخواست.

فیلتر سازی و جستجو :

در مجموعه هایی که درخواست های متفاوت و زیاد دارند جستجو و ردگیری در لیست انبوه درخواست کار بسیار زمان بر و سختی می باشد، کارتابل درخواست های دریافتی با بهره جویی از پانل فیلترسازی امکان دسترسی و جستجوی کاربر را به درخواست مورد نظر را فرآهم می کند.

برخی از امکانات پانل فیلترسازی:

• نمایش براساس وضعیت درخواست
• نمایش درخواست های خوانده شده/ نشده
• جستجو براساس تاریخ ایجاد درخواست
• نمایش درخواست های بایگانی شده

گزارش پویا چیست؟

با توجه به نیاز مبرم مشتریان به گزارشات متنوع و بروز از اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی این نرم افزار و همچنین قابل پیش بینی نبودن گزارشات در طی زمان، ابزاری جهت مستقل ساختن مشتریان از تولید کنندگان جهت ایجاد و مدیریت گزارشات تعبیه شده که سیستم گزارش ساز پویا نام دارد.

گزارش ساز پویا به مدیر سیستم این امکان را می دهد تا هر نوع گزارشی که مدیران مجموعه درخواست کنند بدون نیاز به داشتن هیچ دانش فنی برای افراد غیر متخصص در زمینه بانک اطلاعاتی (بدون نیاز به دانش SQL) ایجاد و در اختیار آنها قرار دهد.

دستاوردی که این سیستم برای یک مجموعه می تواند داشته شود، خود کفایی در تولید انواع گزارش ها، استفاده از اطلاعات به منظور فرآیند های تصمیم گیری و تولید دانش سازمانی می باشد. مهم ترین جنبه نوآوری که این سیستم برای مجموعه دارد این است که بتوانند بدون هیچ وابستگی و محدودیتی انواع گزارش های متنوع از داده های خود تولید کنند.

هدف از طراحی سیستم گزارش ساز پویا

هدف اصلی از طراحی سیستم گزارش ساز پویا ایجاد سیستمی است که پرسنل سازمان به راحتی بتوانند با داشتن حداقل دانش فنی و با آموزش ساده ، به سرعت گزارش های کارآمد ومورد نیاز خود را در قالب های مختلف مانند جدول ، نمودار میله ای ، نمودار دایره ای و …. تولید کنند.

قابلیت ها:

• عملکرد بالا در تهیه گزارشات با حجم داده بالا

• امکان تعریف و تغییر عناوین فارسی برای فیلدها

• امکان تنظیم نمودن توابع رایج و اعمال آن روی فیلدها (مانند میانگین ، مجموع ، max ، min و….)

• امکان اضافه کردن فیلدهای محاسباتی به گزارش (تاریخ ، شماره ، صفحه و …)

• امکان تعریف شروط مورد نیاز به صورت نا محدود

• امکان تعریف گزارشات نموداری ، توصیفی و آماری

• امکان ذخیره گزارشات و اجازه استفاده به کاربران بر اساس سطوح دسترسی

• امکان تغییر کامل نحوه نمایش اطلاعات در گزارش (جدول – نمودار دایره ای و میله ای)

• امکان تهیه گزارش به صورت پارامتریک و با استفاده از کلیه فیلدهای اطلاعاتی بدون محدودیت

• امکان فرمول نویسی و استفاده از عملگرهای قدرتمند ریاضی

• امکان گروهبندی و انجام عملیات تجمیعی مانند جمع ، میانگین ،بزرگترین ، کوچکترین

• امکان استفاده از ده ها فانکشن تعبیه شده در بانک اطلاعاتی جهت تبدیل داده هایی مانند: تاریخ ، ساعت و تبدیل عدد به حرف

• امکان استفاده از عبارات شرطی ثابت ،جعبه متنی(textbox) و چند گزینه ای(dropdown list ) دلخواه و تطبیق آن با فیلد های پایگاه داده در تشکیل جستجوی پویا

• امکان مرتب سازی فیلد های تعریف شده جهت نمایش

دامنه کاربرد

دامنه عملیاتی این نرم افزار بصورت دو دیدگاه درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم بندی می شود که بصورت خلاصه بشرح ذیل می باشد :

نسخه درون سازمانی:
در این نسخه امکان مدیریت تمام فرآیند درخواست تحویل کالا یا خدمات موجود در سازمان وجود دارد و همچنین می توان درخواست های خرید را نیز بطور کامل مدیریت نمود، مهمترین نقاط قوت این نسخه جلوگیری کامل از تخلف و نمایش آمارهای دقیق به مدیران در خصوص درخواست های موجود داخل سازمان می باشد.

نسخه برون سازمانی:
در این نسخه که جهت مدیریت کردن نمایندگان یا خریداران سازمان مورد نظر مورد استفاده قرار می گیرد، با دارا بودن نرم افزار مخصوص موبایل و تبلت امکان استفاده مشتریان از سیستم را از راه دور و حتی بصورت آفلاین در اختیار نمایندگان و خریدان می دهد . هدف اصلی و نقطه عطف این نسخه حذف تمام امورات دستی و تلفنی بین نماینده و مدیران فروش سازمان می باشد.