در اکثر سازمان هایی که فعالیت های مربوط به درخواست های اقلام و کالا بصـورت غیـر مکانـیـزه و دستـی انجـام می دهنـد، مشـکلات زیـر به وفـور مشـاهده وتکرار می گردند :
• فرآیند تحویل یا خرید کالا در مجموعه طولانی تر به نتیجه می رسد.
• عملکرد افراد و واحد ها قابل اندازه گیری نیستند.
• راندمان کاری پرسنل بشدت کاهش می یابد.
• در برخی از مجموعه ها باعث نارضایتی ارباب رجوع می شود.
• در برخی از مجموعه ها ممکن است باعث بروز حوادثی شود.
• هزینه ها و زمان خرید اقلام در مجموعه بالا می رود.
• مصرف منابع طبیعی و همچنین هزینه دفع آنها باعث آسیب به محیط زیست می شود.
و ….

یکی از قابلیت های کاربردی و کلیدی این نرم افزار ارتباط با نرم افزار نظام نوین مالی روزآمد می باشد که لیست کالاهای روزآمد را در نرم افزار درخواست نمایش داده و موجودی ها را در نرم افزار  روزآمد بروز می کند.

نرم افزار مدیریت درخواست با ایجاد نظم و افزایش سرعت فرآیندهای تحویلا و خرید کالا باعث کاهش هزینه ها و صرفه جویی در منابع مجموعه می گردد.

نرم افزار مدیریت درخواست کالا با بهره گیری از بانک اطلاعات قدرتمند و پویا اقدام به نگهداری از تمام جزئیات فرآیندها می کند که در نتیجه باعث دسترسی به گزارشات مدیریتی و بهبود مدیریت متمرکز مجموعه خواهد شد.

(جلوگیری از ایجاد جزیره ای شدن نرم افزارها) سیستم مدیریت درخواست بصورتی طراحی و پیاده سازی شده است که اطلاعات مشترک خود(شامل لیست کالاهـا، موجودی و …) را بدون انجام کار دستی توسط اپراتور با نرم افزار انبارداری مجموعه یکپارچه ویکسان می کند.

• امکان انتخاب هرگونه کالای موجود در انبار
• امکان برقراری ارتباط با نرم افزار انبارداری مجموعه
• امکان دریافت تاییدیه مدیر بصورت الکترونیکی
• امکان پیگیری درخواست کالای صادر شده در هر زمان
• امکان تبدیل درخواست کالا به درخواست خرید کالا
• پیاده سازی شده بصورت تحت وب و بدون نیاز به نصب روی سیستم کاربر و یا امکانات خاص جهت اجرای نرم افزار
• امکان تعریف پروفایل درخواست های مصرفی، اموالی ، خرید و… جهت ایجاد فرآیند تأیید و ایجاد محدودیت
• رویدادنگاری از تمام رخدادها در نرم افزار
• امکان تعیین وضعیت درخواست به هنگام مرخصی تأیید کننده (تایید خودکار – ارجاع به جانشین – نگهداری در کارتابل)
• امکان تعریف چارت های سازمانی مختلف
• امکان تعیین تایید کننده نهایی روند تأیید درخواست ها
• امکان مشاهده گرافیکی روند درخواست
• امکان ایجاد درخواست های آماده جهت تسریع در ثبت و ارسال درخواست
• امکان تعیین کنترل دسترسی کاربران جهت مشاهده یا عدم مشاهده بخش های مختلف نرم افزار
• امکان تعیین تصویر امضا برای هر کاربر
• قابلیت ایجاد گزارش های پویا و تهیه داشبورد اختصاصی به ازای هر کاربر

با توجه به نیاز مبرم مشتریان به گزارشات متنوع و بروز از اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی این نرم افزار و همچنین قابل پیش بینی نبودن گزارشات در طی زمان، ابزاری جهت مستقل ساختن مشتریان از تولید کنندگان جهت ایجاد و مدیریت گزارشات تعبیه شده که سیستم گزارش ساز پویا نام دارد. گزارش ساز پویا به مدیر سیستم این امکان را می دهد تا هر نوع گزارشی که مدیران مجموعه درخواست کنند بدون نیاز به داشتن هیچ دانش فنی برای افراد غیر متخصص در زمینه بانک اطلاعاتی (بدون نیاز به دانش SQL) ایجاد و در اختیار آنها قرار دهد. دستاوردی که این سیستم برای یک مجموعه می تواند داشته شود، خود کفایی در تولید انواع گزارش ها، استفاده از اطلاعات به منظور فرآیند های تصمیم گیری و تولید دانش سازمانی می باشد. مهم ترین جنبه نوآوری که این سیستم برای مجموعه دارد این است که بتوانند بدون هیچ وابستگی و محدودیتی انواع گزارش های متنوع از داده های خود تولید کنند.

هدف اصلی از طراحی سیستم گزارش ساز پویا ایجاد سیستمی است که پرسنل سازمان به راحتی بتوانند با داشتن حداقل دانش فنی و با آموزش ساده ، به سرعت گزارش های کارآمد ومورد نیاز خود را در قالب های مختلف مانند جدول ، نمودار میله ای ، نمودار دایره ای و …. تولید کنند.هدف اصلی از طراحی سیستم گزارش ساز پویا ایجاد سیستمی است که پرسنل سازمان به راحتی بتوانند با داشتن حداقل دانش فنی و با آموزش ساده ، به سرعت گزارش های کارآمد ومورد نیاز خود را در قالب های مختلف مانند جدول ، نمودار میله ای ، نمودار دایره ای و …. تولید کنند.

قابلیت ها:
• عملکرد بالا در تهیه گزارشات با حجم داده بالا
• امکان تعریف و تغییر عناوین فارسی برای فیلدها
• امکان تنظیم نمودن توابع رایج و اعمال آن روی فیلدها (مانند میانگین ، مجموع ، max ، min و….)
• امکان اضافه کردن فیلدهای محاسباتی به گزارش (تاریخ ، شماره ، صفحه و …)
• امکان تعریف شروط مورد نیاز به صورت نا محدود
• امکان تعریف گزارشات نموداری ، توصیفی و آماری
• امکان ذخیره گزارشات و اجازه استفاده به کاربران بر اساس سطوح دسترسی
• امکان تغییر کامل نحوه نمایش اطلاعات در گزارش (جدول – نمودار دایره ای و میله ای)
• امکان تهیه گزارش به صورت پارامتریک و با استفاده از کلیه فیلدهای اطلاعاتی بدون محدودیت
• امکان فرمول نویسی و استفاده از عملگرهای قدرتمند ریاضی
• امکان گروهبندی و انجام عملیات تجمیعی مانند جمع ، میانگین ،بزرگترین ، کوچکترین
• امکان استفاده از ده ها فانکشن تعبیه شده در بانک اطلاعاتی جهت تبدیل داده هایی مانند: تاریخ ، ساعت و تبدیل عدد به حرف
• امکان استفاده از عبارات شرطی ثابت ،جعبه متنی(textbox) و چند گزینه ای(dropdown  list ) دلخواه و تطبیق آن با فیلد های پایگاه داده در تشکیل جستجوی پویا
• امکان مرتب سازی فیلد های تعریف شده جهت نمایش

با مدیریت درخواست می توان کلیه فرآیندهای درخواست کالا تا زمان تحویل که با پرسنل سازمان، مدیران، انبار دار و … در ارتباط است را در حداقل زمان ممکن و بشکل بهینه مکانیزه نمود.

از سوی دیگر امکان یکپارچه سازی موجودی کالا ها با انبار باعث بروز بودن اقلام موجود در انبار و تسریع در انجام عملیات انبارداری می شود.

علاوه بر کاربردهای قید شده در شرکت های خصوصی که در مورد سازمان های دولتی نیز مصداق دارد، می توان به موارد زیر اشاره کرد :

پیش نیاز دولت الکترونیک، مکانیزه و الکترونیکی شدن فرآیندها و سرویس هایی است که باعث تسریع در انجام امور اداری و همچنین صرفه جویی در هزینه های جاری سازمان می شود.

از طریق نرم افزار مدیریت درخواست سهند یکی از موانع تحقق دولت الکترونیک که در گذشته باعث اتلاف زمان و صرف هزینه های زیادی می شد، برطرف گردیده است.

ارائه کلیه آمار های مورد نیاز مدیران برای کنترل سازمان از جمله : مقایسه درخواست ها، میزان درخواست یک کالا در سال(جهت تخمین خرید سالانه)، ارائه گزارش از کالاهای پرمصرف و کم مصرف و…..

علاوه بر کاربردهای قید شده در شرکت های خصوصی که در مورد بیمارستان ها نیز مصداق دارد، می توان به موارد زیر اشاره کرد :

با توجه به وجود نوع کاربری خاصی که در بیمارستان ها نسبت به مجموعه های دیگر مشاهده می شود امکان ایجاد درخواست تجهیزات پزشکی با قابلیت تعیین فرآیند تایید مختص آن تعبیه شده است.

همچنین برخی از بخش های بیمارستان ها مانند ICU دارای درخواست های هفتگی می باشند . با تعبیه قسمت ایجاد درخواست های آماده این امر در کوتاه ترین زمان ممکن انجام خواهد شد.